Pendelordner, zahllose Belege, Geschäftspost, … die Liste der papierhaften Dokumente ist wahrscheinlich sowohl bei Ihnen als auch Ihren Mandanten ellenlang. Die naheliegendste Lösung hierfür ist die Digitalisierung dieser Papierberge – durch Ersetzendes Scannen.
- Doch welche Dokumente dürfen gescannt werden?
- Dürfen die Dokumente anschließend vernichtet werden?
- Darf jeder Mitarbeiter jedes Dokument scannen?
- Wie sieht es mit Aufbewahrungsfristen aus?
Auf genau diese Fragen rund um Ersetzendes Scannen haben wir die passenden Antworten und helfen Ihnen dabei, Ihre Dokumente rechtssicher zu digitalisieren. Wir achten darauf, dass aktuelle Richtlinien wie die TR-RESISCAN oder DATEV-Vorgaben eingehalten werden.
Hierfür arbeiten wir mit unserem erfahrenen Partner digital|bar zusammen. Digitalisieren Sie nicht nur Ihre Dokumente, sondern gleich auch Ihre Arbeitsprozesse rund um den Posteingang: Die Schrifterkennung in der Scan-Software ermöglich eine inhaltsgesteuerte, automatische Zuweisung der Dokumente an nachgelagerte Prozesse sowie eine direkte Anbindung an DATEV.
Zudem unterstützen wir die Steuerkanzleien und deren Mandanten bei der Erstellung einer entsprechenden Verfahrensdokumentation. Diese gliedert sich in drei Bereiche:
- Verfahrensdokumentation für die digitale Belegablage (DMS, Unternehmen Online oder andere digitale Archive). Diese ist bei der Bearbeitung von Belegen wichtig bzw. notwendig.
- Verfahrensdokumentation ersetzendes Scannen dient zur Nachverfolgung der einzelnen Prozessschritte vom Posteingang bis zur Vernichtung des eigentlichen Papiers.
- Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Führung eines digitalen Kassenbuchs bzw. eines Kassensystems. Hier gilt es die Soft- und Hardware-technischen Begebenheiten sowie die Zuständigkeiten und die Vorgänge der Arbeit einer Kasse zu dokumentieren.
Begeben auch Sie sich auf Ihren Weg zum papierlosen Büro!
